Datenschutzhinweise
Für die Website, die Mitgliedschaft im Förderverein und Spenden. Stand: 18. Oktober 2026. Version: 2026-10-v4.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Förderverein des Kindergartens Gudrunstraße 14 e.V.
Gudrunstraße 14
10365 Berlin
Gemeinsam vertreten durch Christian Sensen (Vorsitzender) und Jana-Elisabeth Blanck-Nilsson (stellvertretende Vorsitzende). Vereinsregister: Amtsgericht Charlottenburg, VR 42760 B.
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter mitgliedschaft@fv-kita-gudrunstrasse.de oder postalisch unter der genannten Anschrift.
2. Antrag, Mitgliedschaft und Kommunikation
Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre Anschrift und E-Mail-Adresse, um Ihren Antrag zu bearbeiten, über die Aufnahme zu entscheiden, Ihre Mitgliedschaft zu verwalten und Sie zu Vereinsangelegenheiten zu kontaktieren. Bei einer Organisation erfassen wir zusätzlich deren Namen und Angaben der handelnden Person. Hinzu kommen Mitgliedsnummer, Beginn und Ende der Mitgliedschaft sowie die zur Bearbeitung erforderlichen Entscheidungen und Zeitpunkte.
Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie einen Bestätigungslink. Wir speichern den Bestätigungsstatus und die zugehörigen Nachweise. Der Link ist grundsätzlich 14 Tage gültig. Außerdem dokumentieren wir Zeitpunkt und Textversion der Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise.
Für natürliche Personen beruht die erforderliche Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung der Mitgliedschaft auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Angaben von Kontakt- und Vertretungspersonen einer Organisation verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser Interesse ist die Kommunikation mit der Organisation und die Abwicklung ihrer Mitgliedschaft.
Ihre Telefonnummer ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Aufnahme. Eine freiwillig angegebene Telefonnummer verwenden wir für Rückfragen zur Mitgliedschaft; unser berechtigtes Interesse ist eine direkte Klärung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Sie können die Entfernung der Telefonnummer jederzeit verlangen. Namen von Kindern werden im Beitrittsformular nicht erhoben. Bitte tragen Sie keine Gesundheitsdaten oder sonstigen besonders sensiblen Angaben in Freitextfelder ein.
3. Beiträge und Zahlungen
Für die Beitragsverwaltung speichern wir Zahlungsart und Zahlungsrhythmus, fällige Beiträge, Zahlungseingänge, Erstattungen und gegebenenfalls Rücklastschriften. Wenn Sie ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, verarbeiten wir zusätzlich Kontoinhaber, IBAN, gegebenenfalls BIC und Bankname sowie Mandatsreferenz, Mandatstext und Nachweise der Erteilung oder des Widerrufs. Mandatsunterlagen können als PDF gespeichert und Ihnen per E-Mail zugesandt werden.
Die Abwicklung der Beiträge erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO die Grundlage. Zur Klärung und Durchsetzung offener Ansprüche können erforderliche Nachweise auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO aufbewahrt werden. Ein Widerruf des Lastschriftmandats beendet nicht die Mitgliedschaft oder bestehende Beitragspflichten.
Wenn Sie als Mitglied zusätzlich zum Beitrag eine freiwillige Spende vereinbaren, speichern wir deren monatlichen Betrag, die daraus entstehenden Spendenforderungen und Zahlungen sowie Änderungen, Bestätigungen und einen Stopp nach einer Rücklastschrift. Die Spende wird als eigene Forderung geführt und bei Lastschrift unter dem erteilten Mandat getrennt vom Beitrag eingezogen. Eine Erhöhung bestätigt die zahlende Person über einen Link in der E-Mail. Für diese Angaben gelten die Regeln zur Mitgliedschaft und zu Beiträgen.
3a. Einzelspenden über die Spendenseite
Wenn Sie über unsere Spendenseite spenden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Spendenbetrag, den gewählten Zahlungsweg sowie Zeitpunkt und Spendennummer. Wenn Sie eine Zuwendungsbestätigung wünschen, verarbeiten wir zusätzlich Ihre Anschrift. Eine Zuwendungsbestätigung können wir erst ausstellen, wenn uns der Bescheid des Finanzamts vorliegt.
Bei einer Spende per SEPA-Lastschrift verarbeiten wir außerdem Kontoinhaber, IBAN, gegebenenfalls BIC und Kreditinstitut, die E-Mail-Adresse der kontoinhabenden Person, Mandatsreferenz, Mandatstext und den Nachweis der ausdrücklichen Bestätigung über den Link in der E-Mail. Die Bestätigungs-E-Mail ist zugleich die Vorabinformation über den Einzug. Eingänge, Rücklastschriften und Bankreferenzen dokumentieren wir in unserer Buchführung. Stimmt Ihre E-Mail-Adresse mit der eines Mitglieds überein, vermerken wir intern diesen Zusammenhang. Spenden werden getrennt von Mitgliedsbeiträgen geführt.
Bei einer Spende mit Karte, Apple Pay oder Google Pay leiten wir Sie auf die Zahlseite unseres Zahlungsdienstleisters SumUp weiter. Ihre Zahlungsdaten geben Sie dort direkt bei SumUp ein; wir erhalten sie nicht. Wir übermitteln SumUp den Betrag, die Spendennummer und eine Beschreibung der Zahlung. Von SumUp erhalten wir den Zahlungsstatus und eine Transaktionsnummer, die wir zur Spende in unserer Buchführung speichern. Für die Verarbeitung auf der Zahlseite ist SumUp selbst verantwortlich; welches Unternehmen der SumUp-Gruppe das ist und wie SumUp Ihre Daten verarbeitet, steht in den Datenschutzbestimmungen von SumUp.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Abwicklung der Spende), für Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO und für die Klärung von Rücklastschriften oder Rückfragen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Spendenformulare je Netzwerkadresse und Tag; dazu speichern wir einen nicht umkehrbaren Prüfwert aus Datum und Adresse für höchstens zwei Tage.
4. Technischer Betrieb der Website
Beim Aufruf und bei der Nutzung werden technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse und Browserinformationen verarbeitet, damit die Website ausgeliefert und gegen Fehler und Missbrauch geschützt werden kann. Beim Absenden eines Antrags speichert die Anwendung zusätzlich die vom Browser übermittelte Browserkennung. Zur Begrenzung wiederholter Anträge verwendet sie eine aus Datum und IP-Adresse abgeleitete Kennung.
Die Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Online-Angebot (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Die Website verwendet keine von uns eingebundenen Werbe- oder Analysedienste. Für das Beitrittsformular ist kein Benutzerkonto erforderlich.
Der geschützte Verwaltungsbereich nutzt Firebase Authentication. Dabei werden Anmeldedaten und technische Sicherheitsinformationen verarbeitet; der Browser kann den Anmeldestatus lokal speichern. Verwaltungsänderungen werden mit Benutzerkennung und Zeitpunkt protokolliert, um berechtigte Zugriffe und Änderungen nachvollziehen zu können. Grundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.
5. Empfänger, Dienstleister und Verarbeitung im Ausland
Innerhalb des Vereins erhalten die für ihre Aufgaben berechtigten Personen Zugriff, insbesondere Vorstand und Kassenführung sowie erforderlichenfalls Kassenprüfende. Zahlungsdaten werden im erforderlichen Umfang an beteiligte Banken übermittelt. Weitere Offenlegungen erfolgen, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder sie zur Wahrung berechtigter Rechtsansprüche erforderlich sind.
Für Websitebetrieb, Datenbank, geschützte Anmeldung, Verarbeitung von Anträgen und Speicherung von Mandatsdokumenten setzen wir Google Firebase beziehungsweise Google Cloud ein. Für den E-Mail-Versand wird IONOS verwendet. Kartenzahlungen für Spenden wickelt SumUp ab (siehe Abschnitt 3a). Dabei werden auch E-Mail-Inhalte, Empfängeradressen und Zustellinformationen verarbeitet. Die Verwaltungsoberfläche lädt Firebase-Programmbibliotheken von Google-Servern. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit IONOS ist Bestandteil unseres Vertrags.
Für Cloud Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage und Firebase Authentication gelten die Google-Cloud-Standardbedingungen einschließlich des Cloud Data Processing Addendum. Bei deutscher Rechnungsanschrift ist der reguläre Google-Cloud-Vertragspartner Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Firebase Hosting unterliegt den Google-API-Bedingungen und den Firebase Data Processing and Security Terms, bei kostenpflichtiger Nutzung zusätzlich dem Firebase Paid Services Agreement. Die vollständige Zuordnung der Vertragsbedingungen veröffentlicht Google.
Die Mitgliederdatenbank befindet sich in der europäischen Region eur3; die Vereinsfunktionen laufen in europe-west1. Die Erweiterung, die E-Mails zum Versand vorbereitet, läuft derzeit in der US-Region us-central1. Der für Mandatsdokumente konfigurierte Speicher liegt in us-east1. Dadurch können auch Antrags-, E-Mail- und Mandatsdaten in den USA verarbeitet werden. Die Anmeldung zum Verwaltungsbereich über Firebase Authentication wird laut Google ausschließlich in US-Rechenzentren verarbeitet. Firebase Hosting verwendet globale Infrastruktur. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung findet daher nicht statt.
Für erfasste Übermittlungen an zertifizierte Google-Unternehmen in den USA nutzt Google das EU-US Data Privacy Framework auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission. Für andere einschlägige Drittlandübermittlungen sehen die Auftragsverarbeitungsbedingungen die jeweils anwendbaren EU-Standardvertragsklauseln vor. Einzelheiten stehen in Googles Informationen zur Übermittlungsgrundlage und in den oben verlinkten Datenschutzbedingungen. Eine Kopie einschlägiger Garantien können Sie über unseren Kontakt anfordern.
Informationen zu weiteren Auftragsverarbeitern sind in den Google-Cloud- und Firebase-Unterauftragnehmerlisten verfügbar. Weitere Angaben zu Verarbeitung und Sicherheitsmaßnahmen enthält Datenschutz bei Firebase.
6. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Pflichten beziehungsweise konkrete Rechtsansprüche die weitere Aufbewahrung erfordern. Es gelten folgende Lösch- und Aufbewahrungsregeln:
- Unbestätigte Anträge: Löschung spätestens 30 Tage nach Ablauf des zuletzt versandten Bestätigungslinks, sofern kein konkreter Missbrauchsfall zu klären ist. Der Ablauf des Links allein löscht den Antrag technisch noch nicht.
- Abgelehnte oder zurückgezogene Anträge: Löschung grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vorgangs. Bei einem konkreten Streitfall bleiben nur die dafür erforderlichen Nachweise bis zur Klärung erhalten.
- Mitgliedsdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft und ihrer Abwicklung. Nicht mehr benötigte Kontakt- und Zusatzangaben werden nach Wegfall ihres Zwecks gelöscht. Spätestens zwölf Monate nach dem wirksamen Mitgliedschaftsende erfolgt die automatische Bereinigung der gewöhnlichen Verwaltungsdaten. Erforderliche Nachweise für offene Beiträge, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder konkrete Rechtsansprüche werden davon ausgenommen, auf das notwendige Maß beschränkt und getrennt mit eingeschränktem Zugriff aufbewahrt. Nach Wegfall des jeweiligen Aufbewahrungsgrundes werden auch diese Daten gelöscht.
- Zahlungs- und Mandatsunterlagen: Buchungsbelege werden, soweit steuerlich erforderlich, acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre sowie sonstige aufbewahrungspflichtige steuerliche Korrespondenz sechs Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres des jeweiligen Belegs beziehungsweise der letzten Eintragung. Mandatsnachweise bleiben zusätzlich so lange erhalten, wie sie nach der geltenden Bankvereinbarung oder für konkrete Ansprüche benötigt werden.
- Einzelspenden über die Spendenseite: acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Spende, bei nie bezahlten oder stornierten Zusagen ab dem Ende des Kalenderjahres des Eingangs. Danach löschen beziehungsweise anonymisieren wir die personenbezogenen Angaben einschließlich der zugehörigen E-Mails; Buchungen bleiben ohne Personenbezug erhalten. Solange ein Lastschrift- oder Rücklastschriftvorgang offen ist oder eine gewünschte Zuwendungsbestätigung noch aussteht, wird die Löschung bis zu deren Abschluss zurückgestellt.
- E-Mail-Aufträge und technische Protokolle: Gewöhnliche abgeschlossene Mailaufträge werden nach 30 Tagen entfernt. Für selbst verwaltete technische Betriebsprotokolle gilt grundsätzlich eine Frist von 30 Tagen; Sicherheitsvorfälle können eine begründete längere Aufbewahrung erfordern. Gesetzlich vorgeschriebene Auditprotokolle und dienstseitige Sicherheitsdaten unterliegen den jeweiligen besonderen Fristen. Zahlungs- und Vertragsnachweise werden nach den oben genannten Regeln behandelt.
Für die Abwicklung erforderliche Mitgliedschaftsnachweise werden grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Abschluss der Mitgliedschaftsabwicklung aufbewahrt, soweit dies zur Wahrung möglicher Ansprüche erforderlich ist. Offene Streitfälle und längere gesetzliche Pflichten bleiben ausgenommen. Nicht erforderliche Zusatzangaben werden früher gelöscht.
Die Anwendung führt einen täglichen Bereinigungslauf aus. Dieser entfernt fällige Anträge und zugehörige abgeschlossene E-Mail-Aufträge; bei beendeten Mitgliedschaften trennt er erforderliche Nachweise vom gewöhnlichen Verwaltungsprofil. Offene Forderungen, Erstattungen, laufende Zahlungen, nicht abgeschlossene E-Mail-Aufträge und ausdrücklich dokumentierte Aufbewahrungssperren verhindern eine vorzeitige Bereinigung. Unklare Fälle werden zur Prüfung zurückgestellt.
Aufbewahrungspflichtige Nachweise, Mandatsdateien und Zahlungsunterlagen werden durch diesen Lauf nicht endgültig gelöscht. Die jeweilige Frist und die anschließende Löschung sind gesondert zu prüfen. Bereits zugestellte E-Mails, heruntergeladene Dateien und sonstige externe Kopien müssen in das Löschverfahren einbezogen werden. Datenschutzanfragen und Löschprüfungen betreut Christian Sensen über das oben genannte Vereinskontaktpostfach. Archivbestände werden halbjährlich geprüft; anstehende Löschtermine werden dabei so vorgemerkt, dass die jeweiligen Fristen eingehalten werden.
7. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung. Soweit die Voraussetzungen vorliegen, können Sie die Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten verlangen. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an unseren oben genannten Kontakt; gegebenenfalls benötigen wir zusätzliche Angaben zur sicheren Zuordnung.
Widerspruch: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten diese Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Soweit eine Verarbeitung auf einer gesonderten Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Die Bestätigung, diese Hinweise gelesen zu haben, ist keine solche Einwilligung.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Sie müssen sich dafür nicht zuerst an uns wenden.
8. Pflichtangaben und Aufnahmeentscheidung
Die im Formular als erforderlich gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um den Antrag und die Mitgliedschaft abzuwickeln. Ohne diese Angaben kann der Online-Antrag nicht bearbeitet werden. Bankdaten sind bei Auswahl des Lastschriftverfahrens erforderlich; bei Überweisung verlangt das Formular keine Bankverbindung. Das Weglassen freiwilliger Angaben hat keinen Einfluss auf die Aufnahmeentscheidung.
Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Aufnahmeentscheidung und kein Profiling zur Bewertung von Antragstellenden. Technische Prüfungen können fehlerhafte Eingaben oder zu viele Anfragen vorübergehend zurückweisen.